一、企業(yè)概況
南車長(zhǎng)江車輛有限公司（以下簡(jiǎn)稱“長(zhǎng)江公司”）是中國(guó)南車股份有限公司下屬最大的鐵路貨車研發(fā)、制造企業(yè)，致力于打造成為國(guó)際一流的鐵路貨車產(chǎn)品研發(fā)中心、制造基地和出口基地。公司主要從事鐵路貨車產(chǎn)品的研發(fā)、制造、維修和服務(wù)，年銷售收入近50億元，其中新造貨車11000輛，修理貨車17000輛，出口配件40000噸。
長(zhǎng)江公司由原武昌車輛廠、武漢江岸車輛廠、株洲車輛廠、銅陵車輛廠以及戚墅堰機(jī)車車輛廠的貨車部分整合而成，2008年開(kāi)始正式運(yùn)營(yíng)，下轄武漢分部，株洲、銅陵、常州分公司。在長(zhǎng)江公司整合之初，根據(jù)鐵路貨車行業(yè)特征，產(chǎn)業(yè)環(huán)境相對(duì)穩(wěn)定、公司所處行業(yè)單一、客戶同質(zhì)化程度高、各分公司之間業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)度高，以及資源集中配置具有顯著規(guī)模經(jīng)濟(jì)性等特點(diǎn)，長(zhǎng)江公司董事會(huì)討論批準(zhǔn)了公司采用“操作管控型”的管控模式。
長(zhǎng)江公司實(shí)施“操作管控型”的管控模式的基本思路是“集中管理、責(zé)權(quán)利對(duì)等”；“適度授權(quán)，加強(qiáng)監(jiān)控”；“公平公正，尊重歷史”。總公司統(tǒng)一戰(zhàn)略規(guī)劃、投資和資產(chǎn)管理、市場(chǎng)營(yíng)銷、產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)計(jì)劃、物資采購(gòu)、物流配送、資金管理和人力資源管理；各分部和分公司的主要職能是完成公司總部下達(dá)的生產(chǎn)計(jì)劃、控制產(chǎn)品制造成本、保證產(chǎn)品質(zhì)量、確保安全生產(chǎn)。
二、集采業(yè)務(wù)職能劃分
長(zhǎng)江公司生產(chǎn)用物料的采購(gòu)職能部門包括總部生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)部、總部市場(chǎng)營(yíng)銷部、分公司（分部，以下統(tǒng)稱分公司）采購(gòu)供應(yīng)處（常州分公司包括工藝制造處）。生產(chǎn)用物料的采購(gòu)有集采、自采兩種方式。產(chǎn)品制造BOM上外購(gòu)配件和原材料為集采物料，其余物料為自采物料。
集采物料由公司總部生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)部、市場(chǎng)營(yíng)銷部編制采購(gòu)計(jì)劃，代表分公司與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，分公司采購(gòu)供應(yīng)處負(fù)責(zé)集采物料的到貨接收；自采物料由分公司采購(gòu)供應(yīng)處編制采購(gòu)計(jì)劃，與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同并負(fù)責(zé)自采物資到貨接收。
三、采購(gòu)計(jì)劃編制
整合初期采購(gòu)計(jì)劃無(wú)論是集采計(jì)劃還是自采計(jì)劃，都是由物資采購(gòu)歸口部門計(jì)劃員通過(guò)手工方式編制（EXCEL），編制完成后通過(guò)OA系統(tǒng)報(bào)采購(gòu)計(jì)劃主管審核、部門主管領(lǐng)導(dǎo)審批。現(xiàn)有流程下，采購(gòu)過(guò)程中主要存在以下幾個(gè)問(wèn)題：
(1) 采購(gòu)計(jì)劃是手工計(jì)劃，對(duì)于現(xiàn)有資源、占用量、車間在制等信息不能完全準(zhǔn)確、及時(shí)地反映到EXCEL表中，采購(gòu)計(jì)劃的準(zhǔn)確性存在一定的隱患，容易出現(xiàn)短料和多料。
(2) 采購(gòu)業(yè)務(wù)不夠規(guī)范，審批流程中權(quán)責(zé)不對(duì)等。
(3) 供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系不夠健全，分公司對(duì)集采物料供應(yīng)商的控制力低。
(4) 采購(gòu)合同業(yè)務(wù)中存在ERP系統(tǒng)采購(gòu)訂單與紙質(zhì)采購(gòu)合同不一致的情況。
為了解決上述問(wèn)題，長(zhǎng)江公司成功應(yīng)用了集采管理信息系統(tǒng)，業(yè)務(wù)范圍如下：
(1) 批量生產(chǎn)的新造車、配件、貨修車所需物料的采購(gòu)計(jì)劃編制：計(jì)劃員按照生產(chǎn)部門提供的生產(chǎn)計(jì)劃（近三個(gè)月），根據(jù)工藝部門下達(dá)的材料消耗定額，考慮庫(kù)存、采購(gòu)在途、車間在制等信息，編制三個(gè)月滾動(dòng)計(jì)劃，下一個(gè)月計(jì)劃作為正式采購(gòu)計(jì)劃。貨修車采購(gòu)計(jì)劃編制時(shí)除依據(jù)工藝下達(dá)的材料消耗定額外，還考慮貨修消耗數(shù)據(jù)，主要包括更換率、車型百分比等信息。
(2) 試制車的物料采購(gòu)計(jì)劃編制：計(jì)劃員根據(jù)產(chǎn)品研究所下達(dá)的產(chǎn)品特殊材料、配件清單和試制車排產(chǎn)計(jì)劃來(lái)編制采購(gòu)計(jì)劃。
(3) 進(jìn)口件采購(gòu)計(jì)劃編制：由市場(chǎng)營(yíng)銷部綜合管理員根據(jù)產(chǎn)品進(jìn)口件清單和排產(chǎn)信息編制采購(gòu)計(jì)劃。
(4) 緊急采購(gòu)：由計(jì)劃員直接在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行查詢或根據(jù)生產(chǎn)車間反饋信息，編制采購(gòu)計(jì)劃。
(5) 戰(zhàn)略采購(gòu)：由計(jì)劃員提出采購(gòu)需求申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)部門領(lǐng)導(dǎo)和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，編制采購(gòu)計(jì)劃。
(6) 機(jī)物料等輔助性材料采購(gòu)計(jì)劃編制：計(jì)劃員根據(jù)車間上報(bào)的消耗需求編制采購(gòu)計(jì)劃。
四、采購(gòu)合同簽訂審批
采購(gòu)歸口部門主管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)的采購(gòu)計(jì)劃作為計(jì)劃員簽訂合同的依據(jù)。
依據(jù)公司招標(biāo)管理規(guī)定，對(duì)需要招標(biāo)采購(gòu)的物資，采購(gòu)部門通過(guò)招標(biāo)方式確定供應(yīng)商和采購(gòu)價(jià)格，招標(biāo)采購(gòu)不提交財(cái)務(wù)部門審核。
對(duì)不用招標(biāo)采購(gòu)的物資，采購(gòu)部門通過(guò)詢價(jià)和與供應(yīng)商洽談，確定供應(yīng)商和采購(gòu)價(jià)格后，采購(gòu)計(jì)劃員報(bào)財(cái)務(wù)管理部審核采購(gòu)價(jià)格，財(cái)務(wù)管理部審批通過(guò)后，給出價(jià)格審批單。采購(gòu)計(jì)劃員編制采購(gòu)合同，依次提交采購(gòu)計(jì)劃主管、歸口部門主管領(lǐng)導(dǎo)和審計(jì)部門審核，審核通過(guò)后蓋采購(gòu)合同章，合同生效。
合同生效后，采購(gòu)計(jì)劃員依據(jù)合同在ERP系統(tǒng)中錄入采購(gòu)訂單，作為系統(tǒng)中采購(gòu)物資到貨接收的依據(jù)。
五、集采實(shí)施應(yīng)用特點(diǎn)
(1) 改變采購(gòu)計(jì)劃編制方式：
新造車（含訂單試制車）、新造配件、貨修車所需外購(gòu)配件和原材料采購(gòu)需求通過(guò)物料需求計(jì)劃MRP生成。
進(jìn)口件的采購(gòu)需求、試修車的采購(gòu)需求、科研車采購(gòu)需求、戰(zhàn)略采購(gòu)需求、緊急采購(gòu)需求采用分類申請(qǐng)、審批方式管理。
機(jī)物料等消耗性材料按訂貨點(diǎn)方式管理。
(2) 生產(chǎn)用物資設(shè)置采購(gòu)指導(dǎo)價(jià)，采購(gòu)指導(dǎo)價(jià)制定方式有以下兩種：
對(duì)于主要物料（指生產(chǎn)常用的、大規(guī)模的、關(guān)鍵和重要的以及采購(gòu)成本較高的物料，如型鋼、板材、零部件、焊絲焊條等），財(cái)務(wù)部門價(jià)格管理員根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況給出采購(gòu)指導(dǎo)價(jià)。
為了減少采購(gòu)指導(dǎo)價(jià)的維護(hù)工作量，其他物料暫以計(jì)劃價(jià)格（計(jì)劃價(jià)參考不含稅的采購(gòu)平均價(jià)，每年調(diào)整一次）乘以系數(shù)（系數(shù)由財(cái)務(wù)部門價(jià)格管理員給出）作為采購(gòu)采購(gòu)指導(dǎo)價(jià)，在實(shí)際業(yè)務(wù)過(guò)程中維護(hù)調(diào)整物料的采購(gòu)指導(dǎo)價(jià)。
(3) 規(guī)范采購(gòu)業(yè)務(wù)，設(shè)置不同的合同審批流程，強(qiáng)化各部門職責(zé)，并將采購(gòu)計(jì)劃生成采購(gòu)合同流程納入ERP系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)計(jì)劃、紙質(zhì)采購(gòu)合同、ERP系統(tǒng)采購(gòu)訂單之間的一致。采購(gòu)合同審批模式包括以下四種：
招標(biāo)采購(gòu)，按照公司采購(gòu)業(yè)務(wù)管理規(guī)定，需要進(jìn)行招標(biāo)的物料采購(gòu)。采購(gòu)計(jì)劃員根據(jù)招標(biāo)結(jié)果和審核通過(guò)的采購(gòu)計(jì)劃編制采購(gòu)合同，通過(guò)工作流方式依次提交采購(gòu)計(jì)劃主管審核、部門領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，計(jì)劃員打印合同并蓋采購(gòu)合同章，合同生效，同時(shí)在ERP系統(tǒng)生成采購(gòu)訂單。
戰(zhàn)略采購(gòu)，包括根據(jù)市場(chǎng)的價(jià)格波動(dòng)進(jìn)行的以儲(chǔ)備為目的大宗采購(gòu)、為某些戰(zhàn)略目標(biāo)而進(jìn)行的物資采購(gòu)。采購(gòu)計(jì)劃員確定供應(yīng)商和價(jià)格，依據(jù)審核通過(guò)后的需求申請(qǐng)編制采購(gòu)合同，通過(guò)工作流方式依次提交采購(gòu)計(jì)劃主管審核、采購(gòu)歸口部門領(lǐng)導(dǎo)審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，如果超過(guò)物料指導(dǎo)價(jià)，首先報(bào)財(cái)務(wù)管理部審批價(jià)格。審批通過(guò)后，計(jì)劃員打印合同并蓋采購(gòu)合同章，合同生效，同時(shí)在ERP系統(tǒng)生成采購(gòu)訂單。
緊急采購(gòu)，指在產(chǎn)車缺料、工藝臨時(shí)變更等急需物料，正常采購(gòu)已經(jīng)不能滿足采購(gòu)周期而進(jìn)行的采購(gòu)活動(dòng)。采購(gòu)計(jì)劃員依據(jù)審核通過(guò)的需求申請(qǐng)編制采購(gòu)合同，報(bào)采購(gòu)計(jì)劃主管審核、采購(gòu)歸口部門領(lǐng)導(dǎo)（正職）審批，審批通過(guò)后，計(jì)劃員打印合同并蓋采購(gòu)合同章，合同生效，同時(shí)在ERP系統(tǒng)生成采購(gòu)訂單。
標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)，除了招標(biāo)采購(gòu)、戰(zhàn)略采購(gòu)、緊急采購(gòu)?fù)獾奈锪喜少?gòu)。采購(gòu)計(jì)劃員通過(guò)詢價(jià)和與供應(yīng)商洽談方式確定供應(yīng)商和采購(gòu)價(jià)格，依據(jù)審核通過(guò)的采購(gòu)計(jì)劃編制采購(gòu)合同，通過(guò)工作流方式依次提交采購(gòu)計(jì)劃主管審核、部門領(lǐng)導(dǎo)審批，如果超過(guò)物料指導(dǎo)價(jià)，首先報(bào)財(cái)務(wù)管理部審批價(jià)格。審批通過(guò)后，計(jì)劃員打印合同并蓋采購(gòu)合同章，合同生效，同時(shí)在ERP系統(tǒng)生成采購(gòu)訂單。
(4) 加強(qiáng)供應(yīng)商管理，設(shè)置供應(yīng)商的準(zhǔn)入、退出和評(píng)價(jià)機(jī)制，保證分公司對(duì)供應(yīng)商評(píng)估權(quán)重，供貨及時(shí)、質(zhì)檢合格率、售后服務(wù)等考核指標(biāo)由各分公司按照實(shí)際情況評(píng)定，價(jià)格考核指標(biāo)由總部按照實(shí)際情況評(píng)定。通過(guò)供應(yīng)商管理為提高采購(gòu)實(shí)物質(zhì)量、保證交貨期、降低采購(gòu)成本提供保障。（具體方案在供應(yīng)商系統(tǒng)實(shí)施時(shí)進(jìn)行描述）
(5) 總部采購(gòu)計(jì)劃員加強(qiáng)集采物資的跟催，到貨接收時(shí)與分公司做好交接直到入庫(kù)為止，后續(xù)物流由分公司管理，嚴(yán)格按照采購(gòu)業(yè)務(wù)管理流程執(zhí)行。
(6) 審計(jì)部門在采購(gòu)指導(dǎo)價(jià)格體系制定、采購(gòu)合同簽訂與執(zhí)行過(guò)程中進(jìn)行監(jiān)督，定期對(duì)采購(gòu)部門的合同進(jìn)行核查、審計(jì)和評(píng)估。若發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，公司將按有關(guān)規(guī)定對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理，同時(shí)取消相關(guān)供應(yīng)商的供貨資格。
六、集采實(shí)施應(yīng)用總結(jié)
(1) 為保證采購(gòu)計(jì)劃編制的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，工藝部門必須及時(shí)準(zhǔn)確提供完整的制造BOM或特殊采購(gòu)BOM，生產(chǎn)計(jì)劃部門應(yīng)有準(zhǔn)確的排產(chǎn)信息。
(2) 采購(gòu)計(jì)劃員必須每天檢查物料缺件信息，以便盡早發(fā)現(xiàn)缺料信息，及時(shí)采購(gòu)，避免因?yàn)槿绷隙．a(chǎn)。
(3) 通過(guò)不斷優(yōu)化生產(chǎn)用物資的批量標(biāo)準(zhǔn)和采購(gòu)提前期，降低庫(kù)存占用。
(4) 審計(jì)和財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)事前控制和事后評(píng)估，規(guī)范采購(gòu)管理。
通過(guò)實(shí)施集采信息管理系統(tǒng)，業(yè)務(wù)部門能夠及時(shí)準(zhǔn)確地編制長(zhǎng)江公司物資采購(gòu)計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)以合理的物資儲(chǔ)備和資金占用來(lái)滿足企業(yè)的生產(chǎn)需要；規(guī)范了計(jì)劃編制、合同審批流程，加強(qiáng)控制，提高效率；減少了業(yè)務(wù)人員簡(jiǎn)單的事物性工作，有更多時(shí)間從事供應(yīng)鏈管理工作。
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本文標(biāo)題：規(guī)范采購(gòu)業(yè)務(wù)，提高經(jīng)濟(jì)效益
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